Kupiliśmy CRM, a dane i tak są w Excelu i w głowach handlowców
CRM, którego nikt nie używa, to zwykle efekt wdrożenia od strony systemu, a nie procesu: za dużo pól, brak zasad, brak korzyści dla handlowców i spotkania prowadzone na podstawie arkuszy. Rzadko pomaga zmiana systemu. Pomaga uproszczenie, spisanie zasad i przeniesienie przeglądu pipeline’u do CRM.
Adam Jędrychowski, doradca marketingowy B2B
Opublikowano
Po czym to poznać
Jeśli rozpoznajesz co najmniej trzy z tych sytuacji, problem jest już kosztowny.
- Raporty dla zarządu powstają ręcznie w arkuszu
- Handlowcy uzupełniają CRM przed spotkaniem, a nie na bieżąco
- Część szans i kontaktów istnieje tylko w skrzynkach handlowców
- Pola w CRM są puste albo wypełnione wartością „inne”
- Po odejściu handlowca znika historia jego klientów
Najczęstsze przyczyny
System skonfigurowany bez procesu
Etapy i pola pochodzą z szablonu integratora, a nie z tego, jak firma faktycznie sprzedaje.
Za dużo pól
Dodanie jednej szansy zajmuje kilka minut, więc handlowcy to odkładają.
Brak korzyści dla handlowca
CRM służy zarządowi do kontroli, a handlowcowi niczego nie ułatwia.
Arkusz obok systemu
Spotkania sprzedażowe odbywają się na podstawie Excela, więc CRM nie jest do niczego potrzebny.
Brak właściciela danych
Nikt nie odpowiada za jakość danych i zasady ich prowadzenia.
Przyzwolenie zarządu
Zarząd sam pyta o liczby poza systemem, więc nikt nie traktuje CRM poważnie.
Problem leży w procesie, nie w systemie
Firmy, w których nikt nie używa CRM, często rozważają zmianę systemu. Tymczasem przyczyną prawie zawsze jest sposób wdrożenia: system odwzorowuje szablon, a nie proces firmy, wymaga za dużo pracy i nie daje handlowcom niczego w zamian. Zanim zmienisz CRM, uprość obecny i przenieś do niego cotygodniowy przegląd pipeline’u. Uporządkowane dane są też warunkiem prognozowania sprzedaży i całego RevOps.
Autodiagnoza w 5 minut
Odpowiedz sobie szczerze. Każde „nie wiem” to miejsce, od którego warto zacząć.
- Ile pól musi wypełnić handlowiec, żeby dodać nową szansę?
- Na podstawie jakich danych odbywa się cotygodniowe spotkanie sprzedaży?
- Kto w firmie odpowiada za jakość danych w CRM?
- Co CRM daje handlowcowi, a nie tylko zarządowi?
- Ile szans z ostatniego miesiąca istnieje wyłącznie poza systemem?
Co zrobić krok po kroku
Odchudź system
Usuń pola i etapy, z których nikt nie korzysta.
Spisz zasady
Co, kiedy i kto zapisuje w CRM.
Wyłącz arkusz
Spotkania sprzedażowe prowadź wyłącznie na danych z CRM.
Pokaż korzyść
Przypomnienia, szablony i historia klienta w jednym miejscu.
| CRM obok Excela | CRM, który działa | |
|---|---|---|
| Etapy | Z szablonu systemu | Odpowiadają procesowi firmy |
| Pola | Dziesiątki, większość pusta | Kilka obowiązkowych, każde do czegoś służy |
| Spotkania | Na podstawie arkusza | Na podstawie widoku pipeline’u w CRM |
| Odpowiedzialność | Nikt nie pilnuje danych | Jedna osoba odpowiada za zasady i jakość |
Kiedy potrzebna jest pomoc z zewnątrz
Pomoc z zewnątrz ma sens, gdy kolejne apele do zespołu nic nie zmieniają, gdy firma rozważa zmianę systemu albo gdy nikt nie ma czasu, żeby przeprojektować proces. Porządkuję wtedy proces i zasady, a zmianę systemu rekomenduję dopiero wtedy, gdy obecny naprawdę nie pasuje.
Umów rozmowę diagnostycznąNajczęstsze pytania
Dlaczego handlowcy nie korzystają z CRM?
Najczęściej dlatego, że system wymaga dużo pracy, a nic im nie daje, i dlatego, że spotkania i tak odbywają się na podstawie arkuszy. Gdy CRM oszczędza czas i jest jedynym źródłem danych na spotkaniu, zaczyna być używany.
Czy zmiana CRM rozwiąże problem?
Rzadko. Nowy system skonfigurowany bez procesu i zasad powtórzy los poprzedniego. Zmiana ma sens dopiero wtedy, gdy obecny system nie pozwala odwzorować procesu.
Ile czasu zajmuje przywrócenie CRM do użytku?
Uproszczenie systemu i spisanie zasad to zwykle kilka tygodni. Zmiana nawyków zespołu trwa dłużej, przeważnie około kwartału konsekwentnego prowadzenia spotkań na danych z CRM.
Porozmawiajmy o tym.
W godzinę ustalimy, skąd bierze się problem i czy jestem w stanie go wyeliminować. Rozmowa diagnostyczna jest bezpłatna.
Umów rozmowę diagnostyczną